En ocasiones el día a día en un empleo, independientemente de si se trata de un trabajo por cuenta propia o por cuenta ajena, puede llegar a hacerse cuesta arriba cuando se invierte un esfuerzo que no se corresponde con los resultados. La falta de productividad es un problema muy común a día de hoy, pero has de saber que existen herramientas que nos pueden ayudar a resolverlo. La matriz del tiempo es uno de esos ejemplos que te permitirá aprovechar mejor el tiempo.
¿Conocías este método de productividad? ¿Habías oído hablar de él? En este artículo te contamos en qué consiste, cómo puedes desarrollarla para aplicarla en tu día a día y lo más importante a la hora de comprender visualmente la matriz del tiempo: ejemplos que podrás clonar con el fin de gestionar mejor tus resultados. También te explicamos su implementación en equipos de trabajo, ya que es un gran apoyo en el liderazgo de equipos.
¿En qué consiste la matriz del tiempo?
También denominada matriz Eisenhower -cuyo nombre se le dio en honor al presidente de los Estados Unidos que se caracterizaba por mostrar una gran productividad-, la matriz del tiempo es el ejemplo perfecto de que se pueden lograr los objetivos propuestos mediante una buena organización. Consiste en una división en la que aparecen cuatro cuadrantes que engloban lo que es importante y lo que no, además de lo que es urgente y lo que no lo es. Seguro que ya has leído o escuchado algo acerca de ello.
Una de las muchas utilidades fundamentales de la matriz del tiempo reside en que te permitirá establecer aquellas tareas que realmente puedes delegar, por lo que también resulta muy útil en el reparto de tareas. Al mismo tiempo, se trata de ubicar cada tarea en el momento que le corresponde y dedicarle el tiempo que realmente requiere.
¿Cómo desarrollar una matriz para priorizar tareas?
Como decimos, se trata de plantear un cuadrante dividido en las siguientes zonas:
- Importante y urgente: se sitúa en la parte superior izquierda del cuadrante y debe contener aquello que no puedas delegar y que deberías hacer cuanto antes.
- Importante, pero no urgente: en este caso hablamos del recuadro ubicado en la esquina superior derecha, en el que se engloban aquellas tareas que debas hacer tú, pero no requieren una exigencia temporal en este momento.
- Urgente, pero no importante: coloca este recuadro en la parte inferior izquierda y delega todo lo que sea necesario desarrollar ahora, pero lo pueda hacer otra persona. Es la zona en la que vas a incluir las tareas que vayas a delegar.
- Ni urgente, ni importante: es el último recuadro, que se encuentra en la parte inferior derecha y directamente incluye pérdidas de tiempo y obstáculos que te impidan alcanzar tus objetivos. Es decir, tareas que deben ser eliminadas.
Matriz del tiempo: ejemplos para entenderla mejor
Para poder comprender de un modo más visual las funcionalidades del cuadro, vamos a ejemplificar cuatro tareas ubicadas en el lugar que les correspondería dentro de la matriz Eisenhower:
- Importante y urgente: reunión con un nuevo cliente con el que se desarrollará un gran proyecto.
- Importante, pero no urgente: planificación de marketing del próximo trimestre.
- Urgente, pero no importante: gestionar la agenda de reuniones mediante llamadas y correos electrónicos. Tarea a delegar.
- Ni urgente, ni importante: modificar la decoración de la oficina. Tarea a eliminar.
¿Cómo aplicar la matriz Eisenhower en un equipo de trabajo?
Para aplicar la matriz del tiempo en un equipo de trabajo es necesario dedicar algún momento de las reuniones de planificación. En este sentido, es fundamental tener en mente la idea de delegar tareas en el equipo y plantearlas en una nueva matriz para que las acciones queden perfectamente repartidas entre todos los miembros.
¿Qué se consigue aplicando una matriz del tiempo? Ejemplos de logros reales
La matriz del tiempo, además de incrementar la productividad, tanto a nivel personal como a nivel colectivo, sirve para aprender a delegar tareas y saber cuáles son aquellas que se pueden ceder a otros empleados y cuáles debe llevar a cabo uno mismo. Del mismo modo, de manera indirecta también influye en la satisfacción del cliente. Pongamos un último ejemplo:
De cara a un proyecto de marketing estableceríamos la reunión con el cliente como urgente e importante, mientras que la planificación -que deberá desarrollarse en función de las conclusiones de la reunión- formará parte del plano importante, pero no urgente.
Por otra parte, las respuestas a los correos del cliente y la selección de nuevas fechas de reunión se delegarían en un miembro del equipo, ya que se trata de algo urgente, pero no importante. Finalmente, se debe eliminar cualquier distracción.
