¿Cómo se mide el progreso de una empresa? Probablemente lo primero que se viene a la mente son los KPIs o bien informes de producción y ventas. Un reporte de ventas es una herramienta que utiliza la gran mayoría -si no todas- las empresas para demostrar tangiblemente si los esfuerzos e inversiones están resultando de la manera esperada, siempre acorde a la estrategia y objetivos planteados.
¿Qué es un reporte de ventas?
El reporte de ventas es un informe o documento que utilizan las empresas para tener un panorama visual más completo de las actividades comerciales. El objetivo principal radica en evaluar distintas situaciones dentro de la empresa, como por ejemplo, el trabajo que se está haciendo en los departamentos o el funcionamiento de las estrategias de venta.
Los resultados que arroja esta herramienta, servirán para identificar errores u oportunidades de mejora y así obtener información para mejorar la toma de decisiones frente a futuras situaciones que se presenten.
Para qué se utiliza un reporte de ventas
Muchas veces sucede que en el quehacer diario se generan actividades que finalmente no producen nada o no llegan al puerto esperado, por lo tanto el reporte de ventas es elemental para:
- Identificar nuevas oportunidades de mercado.
- Planificar estrategias de venta más efectivas de acuerdo a información levantada.
- Reducir la duración del ciclo de ventas.
- Visualización de alcance de objetivos.
- Mayor conocimiento del mercado en el que opera la empresa.
- Conocer en profundidad la productividad del departamento de ventas.
Cómo comenzar un reporte de ventas
Pero, ¿Cómo se materializa realmente este tipo de documentos? ¿Por dónde se empieza? Antes de comenzar a redactarlo, hay que tener en cuenta los elementos principales que se quiere incluir, más que nada para comprobar si se tienen a la mano antes de comenzar. Sin embargo, dependiendo de la naturaleza del informe, estos pueden variar.
- Resumen de ventas: elemento perfecto para visualizar el progreso y aumento de las ventas. Se pueden ver la cantidad de ventas alcanzadas, proyecciones mensuales y crecimiento.
- Ganancias y pérdidas: sirve para conocer la cantidad de clientes que se han ganado y perdido. Esto en base a variables como las cotizaciones solicitadas, búsquedas y tasas de cierre mensual o anual.
- Información de los clientes: conociendo este elemento se pueden extraer nuevas oportunidades, ya que al tener los datos de los clientes es más fácil identificar los nichos.
Ejemplo de reporte de ventas
Los principales pasos que ayudan a crear un reporte y facilitar su ejecución son:
- Seleccionar la información: aquí se reúne toda la información necesaria que deba ir dentro del informe, ya sean los resultados obtenidos hasta el momento por día, semana, mes o año.
- Rellenar la planilla con información: excel será el mejor amigo en la creación de reportes de venta, ya que tiene opciones rápidas como las tablas dinámicas que facilitarán la estructuración de la información. La idea es hacer de la planilla el lugar más organizado posible para evitar cometer errores.
- Calcular automáticamente: la planilla de excel da la posibilidad de realizar los cálculos en el mismo lugar, utilizando los mismos datos, ¡Es muy útil para ahorrar un poco de tiempo!
- Porcentaje de crecimiento: en el reporte debe ir calculado el porcentaje de crecimiento, el que se calcula dividiendo el crecimiento de un mes por las ventas del mes correspondiente.
- Visualizar los datos con gráficos: luego de obtener toda esta información, usualmente los datos por sí solos, sin explicación de por medio son difíciles de explicar, por eso el mejor consejo es graficar visualmente a través de infografías.
Mientras más información tenga un reporte de ventas, mejor y más provechosos serán los resultados. Estos ayudarán a la empresa a tomar mejores decisiones, a predecir conductas futuras y mejorar el rendimiento productivo.
