La implementación de software puede ser una tarea desafiante para cualquier organización. Primero, porque el coste de ejecución de esta tecnología suele ser bastante alto y, segundo, por la capacitación que deberán llevar a cabo los empleados de nuestra empresa, los cuales no siempre son capaces de ver los beneficios de una nueva herramienta, ya que experimentar cambios no siempre es fácil.
En este artículo aclaramos los motivos para la implementación de nuevos softwares en las empresas, además de explicar en qué consiste el proceso y cómo puedes llevarlo a cabo para optimizar tu negocio. Generalmente, este paso requiere de una inversión económica y de recursos humanos, por lo que merece la pena informarse acerca de la transformación para escoger la mejor opción y llevarla a cabo de manera adecuada.
¿Por qué implementar un nuevo software en una empresa?
Las TIC han propiciado que el mundo evolucione a toda velocidad, y en un entorno cada vez más globalizado como el de los negocios, la renovación debe ser algo constante. Una empresa obsoleta tiene los días contados en la actualidad, y la eficiencia es un factor clave en los procesos productivos de cualquier producto o servicio.
Independientemente de las necesidades de una organización, la implantación de nuevos softwares será esencial para optimizar su rendimiento. No obstante, a la hora de escoger el servicio será imprescindible atender a los requerimientos de la empresa para poder elegir el más oportuno en cada caso.
Pero, ¿Por qué deberían los negocios contratar su primer software o sustituir el que ha quedado obsoleto? Porque agilizar los trámites de cualquier tipo, los procesos de trabajo o la obtención de información y datos que puedan hacer crecer el negocio, siempre va a implicar un incremento de los beneficios. Instalar nuevas funcionalidades, ampliar las que ya existen o modificarlas por completo, dependerá de aquellos aspectos que se pretende mejorar.
¿Cómo implementar un nuevo Software con éxito en cualquier negocio?
Con frecuencia los cambios pueden resultar traumáticos y el momento de la implementación de un nuevo software en una compañía no escapa de este peligro. Saber cómo gestionarlo desde su elección hasta el día a día trabajando con él cuando se esté asentado, resulta fundamental para evitar errores y alcanzar los objetivos que se buscan con su contratación.
La elección del software como primer paso
La prioridad reside en identificar las necesidades de la empresa. ¿Qué procesos se pueden mejorar para hacerla más eficiente? ¿En qué aspectos necesitamos crecer? Estas preguntas pueden parecer nimiedades, pero cobran mucha importancia cuando lo que está en juego es el futuro de un negocio.
Cuando obtengamos esta información, los siguientes planteamientos deberán valorar otros factores determinantes, como el presupuesto disponible para realizar la inversión, las capacidades y aptitudes de los empleados a la hora de formarse para trabajar con él y el tiempo necesario para la implementación del software.
El siguiente paso es evaluar las posibles soluciones a las propuestas de mejora teniendo en cuenta toda la información extraída con anterioridad. Otras cuestiones a tener en cuenta serán a cargo de quién corre la formación de los empleados, cada cuánto tiempo se actualizará el software -recuerda la importancia de la renovación constante- o cómo funciona el servicio técnico del servicio contratado.
El traspaso de información de la empresa al nuevo software implementado
Cuando se ha escogido la mejor opción para la empresa y el software ya ha sido implementado, el siguiente paso será el de migrar la información al nuevo programa. En este sentido, cuanto más eficiente sea el proceso, antes finalizará; sin embargo, lo prioritario en este caso es que no se pierdan datos a lo largo del cambio.
Al mismo tiempo, el hardware en el que se instalarán las nuevas aplicaciones debe soportar el cambio y mantener su rendimiento, en caso contrario será necesario adquirir nuevos soportes que permitan desarrollar adecuadamente las tareas con el nuevo software.
La formación de los trabajadores en la implementación del software
Probablemente, la capacitación de los trabajadores para utilizar el nuevo software es uno de los pasos más tediosos y complejos de todo el recorrido. La implicación por parte de todo el equipo es fundamental, así que como líder te corresponderá motivar a los empleados y encargarte de su adaptación a una nueva herramienta. Por supuesto, la formación de los responsables precederá a la del resto de trabajadores, ya que cabe la posibilidad de que ellos mismos dirijan el aprendizaje del resto -a no ser que el proveedor incluya esta tarea entre sus servicios-.
La fase de pruebas, un paso ineludible
Cuando se implanta un nuevo sistema en un negocio se ha realizado una inversión a nivel económico, temporal y personal, por lo que un fracaso supondría graves pérdidas para cualquier empresa. A este respecto, contar con un periodo de pruebas por parte del proveedor del software es imprescindible, pero además ha de resultar provechoso. Sacarle partido dependerá de la longitud del periodo y de la implicación del equipo, de manera que se pueda medir la idoneidad del programa y consultar todas las dudas que puedan surgir acerca de su funcionamiento.
La implementación del software solo es el principio
Uno de los errores más comunes dentro de este proceso es pensar que termina en el momento en que la herramienta está instalada y lista para su uso, y los empleados conocen el sistema. Nada más lejos de la realidad: cuando hemos llegado a este punto, el trabajo no ha hecho más que comenzar.
Pero, ¿qué queda por hacer entonces? Como decíamos, la renovación constante es esencial, y esto es algo que también afecta al nuevo software. El seguimiento, las métricas y las actualizaciones permanentes harán que la herramienta evolucione al ritmo de la empresa y viceversa; permanecer estancado en el momento de la implementación puede resultar contraproducente y propiciar otro tedioso proceso de renovación mucho antes de lo esperado.
¿Qué software elegir para tu negocio?
Además de las necesidades de tu empresa, que son prioritarias a la hora de escoger un programa, hay algunas características que te facilitarán el cambio y lo harán mucho más económico y flexible ante los cambios. Sin ir más lejos, el mero hecho de que el servicio esté alojado en la nube reducirá gastos y simplificará el proceso notablemente, no solo en la propia instalación sino en el mantenimiento, las actualizaciones y el servicio de atención al cliente.
Por otro lado, más allá de los objetivos concretos que se pretendan cumplir con la implementación del nuevo software, es importante no perder de vista la razón de ser de nuestros negocios. El cliente debe permanecer en el centro en todo momento y la herramienta escogida debe servir para ofrecerle un mejor producto o servicio, por lo que es fundamental escuchar su opinión a la hora de implantar mejoras en el programa.
