El ideal de todas las empresas es producir más en menos tiempo ¿No? Pero para lograr la reducción de tiempo, primero se deben alinear varias variables para que esto suceda, como por ejemplo; objetivos estratégicos, cantidad de personal adecuado, funcionamiento correcto de máquinas, trabajadores capacitados y orientados al cumplimiento de metas, entre otros aspectos fundamentales.
¿Por qué es tan importante la reducción de tiempo en una empresa?
La reducción de tiempo en una empresa corresponde a la eficiencia con que los trabajadores o el proceso productivo en general utilizan para desarrollar un producto o servicio, de acuerdo al reglamento interno y la propuesta inicial de los objetivos. Básicamente responde a la pregunta, ¿Cuánto tiempo se invirtió en realizar un determinado producto? ¿Cumple con los estándares y requerimientos?
La principal importancia de la reducción de tiempo radica en que si se logra, se podrá realizar mayor cantidad de productos en menor tiempo, lo que aumentará los márgenes de ganancia de una empresa.
Beneficios de la reducción de tiempo
Los beneficios de la reducción de tiempo en una empresa obviamente se verán con el tiempo, partiendo de una base con objetivos sólidos y concretos para facilitar su cumplimiento, por ende algunos de sus beneficios son:
- Ventaja Competitiva: como se mencionó, uno de los resultados de la reducción de tiempo es que aumenta la producción y esto es muy beneficioso para posicionarse por sobre la competencia, ya que significa tener mayor oferta de productos listos.
- Confianza en la marca: a su vez, si se cuenta con un ciclo de producción más reducido también contribuye a que los clientes prefieran esa empresa, aumentando así la confianza con mayor cantidad de productos disponibles.
- Aumento productividad: esto es un beneficio por consecuencia porque van de la mano; a mayor reducción de tiempo, mayor cantidad producida.
- Clientes satisfechos: si se hace una correcta ejecución de la reducción de tiempo, se lograrán satisfacer todas las demandas del mercado y de los clientes.
- Más rentabilidad: si hay más productos disponibles se venderá más, lo que beneficiará futuras inversiones o poder adquisitivo para otros proyectos.
Otros beneficios de la reducción de tiempo
Además de los beneficios señalados anteriormente existen otros que se derivan de los avances tecnológicos y tienen los mismos impactos positivos en las empresas. Por ejemplo cuando un negocio opera de manera online, las maneras más fáciles de reducir el tiempo de respuesta a los clientes son:
- Contestar correos de los clientes: cuando una persona genera un lead en la página web de un negocio -o incluso en redes sociales- por lo general no se responden tan rápido como se debería. La mayoría de los negocios tiene la política de respuesta dentro de las 48 horas siguientes, pero hoy en día eso es mucho.
Por eso una de las mejores estrategias es contar siempre con un sistema omnicanal, donde se podrán centralizar todos los mensajes en un solo lugar con la posibilidad de que la inteligencia artificial o chatbots de encarguen de responder cuando el trabajador no se encuentra disponible, ¡Es un win win para todos!
- Llamadas inmediatas: suele pasar que cuando el cliente genera un lead, rápidamente sale del sitio web, por lo tanto mientras más pasa el tiempo, menos se recuerda de la marca y de que estuvo en ese sitio web dos días atrás. Es importante ser consciente de estas situaciones y actuar rápido, el tiempo online es todavía más veloz que cualquier otro.
4 formas para la reducción de tiempo
Hoy son muchas las herramientas que pueden ayudar a una empresa a la reducción de tiempo en sus operaciones, enseñando una cultura de productividad bien establecida. Las principales formas que se utilizan son:
- Planificar con un ERP
Una de las mejores formas de suprimir las tareas que consumen más tiempo es gestionarlas a través de un ERP (Enterprise Resource Planning), que ayudará a integrar las áreas de la compañía y simplificar la gestión para los trabajadores.
- Método GTD
Este método para la reducción del tiempo, tiene como objetivo crear listas específicas de tareas, así la persona “liberará” su mente de todos sus pendientes guardándolo en un solo lugar. Esto para recogerlas y realizarlas más adelante.
- Carta Gantt
Es una de las herramientas más clásicas de gestión del tiempo y consiste en un diagrama o tabla de excel -u otras aplicaciones- que muestra el tiempo dedicado a cada tarea, puede ir por semanas, meses o años.
- Método Pomodoro
Para una efectiva reducción del tiempo es necesario dividir el que se tiene disponible y eso es justamente lo que hace este método, que propone trabajar en intervalos de 25 minutos separados por pausas para aumentar la productividad.
Si una empresa se propone seguir cualquiera de estos métodos para una reducción de tiempo en sus procesos, de seguro se lograrán los objetivos. Es importante tener estos claros para potenciar más el rol de cada empresa en el mercado.
