Elementos de la administración de proyectos ¿cuáles son?

Conocer cuáles son los elementos de la administración de proyectos es fundamental para manejar adecuadamente cualquier metodología de gestión empresarial. Y es que hoy en día existen ciertos tipos de técnicas y herramientas para crear y dirigir proyectos, pero si no se estudian los aspectos más esenciales de su gestión y la administración, estos no les generarán los beneficios deseados al negocio.

¿Cuáles son los principales elementos de la administración de proyectos?

Los elementos de la administración de proyectos hacen referencia a todos los factores o actividades que deben formar parte de los distintos procesos de una empresa para obtener los resultados deseados. Dichos factores constituyen un método de organización para poder trabajar con eficiencia y lograr exitosamente los objetivos propuestos en la gestión de negocios, lo que se traduce en ahorro de tiempo y recursos.

Metafóricamente, los elementos son las piezas de madera y tornillos que se necesitan para armar un mueble. En este sentido, los elementos de la administración de proyectos están presentes en cada etapa de la gestión de un negocio.

Entre los principales elementos de la administración de proyectos se encuentran los siguientes:

• Hitos: aquí las expectativas del cumplimiento de metas se materializan en planificación de mapas de ruta, hitos claves y documentos entregables.
• Alcances y requisitos: se definen los requisitos, objetivos y alcances de un proyecto.
• Sistema de organización: todo proyecto necesita alguien a cargo y un equipo que lleve a cabo las tareas, por eso es importante que todos conozcan sus responsabilidades.
• Modelo de calidad: se deben implementar estándares de calidad para monitorear que cada etapa del proyecto cumpla los requisitos.
• Seguimiento: si se realiza un buen seguimiento de los procesos, se pueden detectar errores antes de que se convierta en un problema, ¡Es clave estar atentos!
• Gestión de problemas: es muy importante que todo el equipo y negocio sepa cómo y dónde escalar un problema; si las personas saben a quién acudir en caso de dudas o fallas, se podrán anticipar problemas dentro del proyecto.

Hay que tener en cuenta que estos factores o actividades pueden variar en función de la naturaleza de cada plan. Por ejemplo, los elementos de la gestión de proyectos de sistemas de información podrían ser diferentes de los elementos de un proyecto social.

Importancia de los elementos de la administración de proyectos

Sin planificación y sin una buena administración de proyectos, una empresa perderá fácilmente el rumbo, se le hará cada vez más difícil cumplir sus objetivos y por ende encontrar clientes o ser rentable en el tiempo. Por lo tanto, los elementos de la administración de proyectos ayudan precisamente a planificar correcta y metódicamente los procesos.

Por eso, la importancia de estos elementos es que entrega una alta capacidad de organización, ayuda a estructurar los pasos a seguir, lo que a su vez aumenta las probabilidades de que el negocio tenga éxito en el desarrollo de sus proyectos.

A su vez impulsa a utilizar los pilares culturales internos, cumplir la misión y visión de la empresa, que es fundamental para que la planificación de un proyecto tenga solidez. Ayuda a que los distintos departamentos trabajen en sinergia apuntando siempre a desarrollar el corazón del negocio en su día a día.
Es clave siempre tener en mente que con un objetivo claro, los elementos de la administración de procesos podrán ser utilizados con mayor facilidad por los equipos a cargo, ¡Y así se potenciará la productividad y rentabilidad de la empresa!

¿Cuáles son los componentes de la administración de proyectos?

Dentro de las organizaciones existen varios componentes que forman parte de las áreas que constituyen un proyecto, y que les entregan valor al negocio. Estos componentes se dividen en las siguientes categorías:

• Personas: involucra la comunicación, liderazgo y motivación del equipo.
• Organizacionales: tipo de elemento que hace referencia a la autoridad.
• Técnicos y metodológicos: se refiere a la programación de las etapas, el costo y los métodos de evaluación de desempeño.
• Culturales: cómo poner en práctica los pilares culturales, valores, visión y misión de la empresa.
• Métodos de planeación: responde a preguntas como cuáles son los objetivos y estrategias a seguir.
• Informativos: involucran el desempeño del equipo en cuanto a la inversión económica y tiempo invertido.

¿Cuáles son las 5 fases de la administración de proyectos?

Las 5 fases de la administración de proyectos son:

1. Inicio: en esta primera etapa todavía no se ha decidido si el proyecto está aprobado o no. En este punto, los involucrados analizarán la viabilidad del proyecto, sus objetivos, entre otros.
2. Planificación: una vez aprobado el proyecto, se procede a definir todos sus objetivos, sus sistemas de medición, las actividades a desarrollar, las responsabilidades de los involucrados, etc.
3. Ejecución: es la fase más crítica del proyecto. Acá se pone en marcha el desarrollo y la práctica de todo lo anteriormente planificado. 
4. Supervisión: consiste en ir midiendo y evaluando los resultados de las actividades que se están ejecutando, con la finalidad de detectar errores u oportunidades de mejora.
5. Cierre: una vez culminada la ejecución del proyecto, se procede a reunir toda la información relacionada con el análisis realizado durante la supervisión, con la finalidad de evaluar el desarrollo de todo el proyecto y determinar posibles mejoras para futuros proyectos.

¿Qué es el control en la administración de proyectos?

Para obtener los mejores resultados posibles y reducir los márgenes de error durante la gestión de los elementos de la administración de proyectos es necesario implementar métodos de control, ya que estos le permiten al negocio optimizar los tiempos, los recursos e, incluso, la productividad del personal encargado.

En este sentido, el concepto de control de proyectos hace referencia al conjunto de herramientas o procesos que se ponen en funcionamiento dentro de una organización para incidir en los presupuestos y en los tiempos de ejecución de ciertas estrategias en un proyecto de negocios específico.

De esta manera, los elementos de control en la administración de proyectos se centrarán en una parte concreta de la planificación de un proyecto, como es el caso de los recursos requeridos, el cronograma de ejecución, los riesgos a contemplar, entre otras variables.

En definitiva, las metodologías de control permiten una mejor organización de las acciones y la toma de decisiones inteligentes basadas en datos específicos sobre el proyecto a ejecutar. De esta manera, las compañías son capaces de optimizar cuanto sea posible dentro de la empresa.

Control de proyectos vs. Gestión de proyectos

Seguramente hayas escuchado hablar de gestión de proyectos. Esta se encuentra íntimamente vinculada al control de proyectos debido a que realiza la administración de un proyecto en concreto, determinando propósitos y factores más amplios.

La gestión de un proyecto tiene como objetivo encaminar al proyecto, incluyendo todas sus variables y factores necesarios de manera general: recursos, personas, procesos. Por su parte, el controlar un proyecto consiste en controlar la calidad de dichos factores y variables para que se produzca una optimización del tiempo y del dinero de la empresa.

Importancia del control de los elementos de la administración de proyectos

Un control organizado sobre los elementos comunes del plan de dirección de proyectos permite a los gerentes de una organización contar con datos e información relevante, para tomar decisiones rentables e informadas que mitiguen los posibles riesgos de un proyecto.

Es por ello que las compañías que no cuentan con esta estrategia pueden tener un impacto negativo en sus proyectos y perder dinero, recursos o tiempo. Los mayores beneficios de los procesos de control sobre los elementos de la administración de proyectos son:

• Garantizan la calidad de los proyectos, al controlarlos minuciosamente y evaluando el cumplimiento de cada fase involucrada.
• Permiten predecir ciertos posibles riesgos gracias a la información específica con la que se cuenta, gracias a la planificación y organización.
• Controlan los gastos y permiten incurrir en ellos cuando es necesario.
• Organizan adecuadamente la gestión de las personas al establecer roles y responsabilidades personalizadas.
• Facilitan la supervisión de los tiempos de un proyecto para que cada fase se cumpla en tiempo y forma.

¿Cómo desarrollar el control en la administración de proyectos?

Hemos mencionado que elcontrol de los elementos de la administración de proyectos permite detectar fallas o desvíos en la planificación de acciones y estrategias, lo cual influye de manera directa en la productividad en la empresa.

En este sentido, para gestionar de manera adecuada el control de proyectos te recomendamos seguir los siguientes pasos:

1. Priorizar el desarrollo de un cronograma. Diagramar un cronograma a seguir permite evaluar si se avanza en la dirección correcta y tomar determinaciones cuando aparecen nuevos desafíos en el proyecto o las cosas no van como se esperan. Además, provee una mejor organización de los elementos de la administración de proyectos como tareas, plazos y otros recursos implicados.
2. Incorporar la gestión de recursos. Ya sea económicos o fuerza de trabajo, los recursos que se necesitarán para llevar adelante cada punto del proyecto, es central y deben tener prioridades en el control de cualquier proyecto. De esta manera se genera un seguimiento adecuado de los costes, así como la supervisión de los colaboradores.
3. Gestionar los riesgos. Se trata de un punto clave en el control de proyecto dado que nos permite identificar de manera proactiva aquellos errores o pérdidas potenciales para evitarlas al máximo.

Ejemplo de proyecto en el que se puede aplicar la administración y el control

La naturaleza y estructura de un proyecto influyen mucho en la variabilidad de factores que hay que tener en cuenta durante su gestión. Es decir, todo depende del tipo de proyecto que se va a desarrollar.

Para tener una mejor idea de este asunto, veamos el ejemplo de los elementos de la administración de proyectos digitales, que cada vez son más populares en el sector empresarial.

¿Qué son los proyectos digitales?

En la actualidad, mucho se habla de la gestión de proyectos digitales dentro de una empresa. Y es que la evolución tecnológica moderna, sumada a nuevas maneras de comunicarnos e interactuar, permite grandes oportunidades a las marcas, dado que pueden ofrecer sus productos y servicios a cualquier parte del mundo.

Para llevar a cabo esta acción, necesitan de estrategias sólidas basadas en metas concretas y acordes a las necesidades de la compañía. Esto implica la creación de proyectos digitales que agilicen la organización de los objetivos y su cumplimiento.

En estos casos, inicialmente se definen tareas con un paso a paso a seguir y que sentarán las bases de los objetivos a alcanzar. El plazo también es central en este diseño de los elementos de la administración de proyectos digitales, como la contemplación del presupuesto y las designaciones de tareas a los diferentes equipos de trabajo.

Finalmente, la evaluación y monitorización de lo ejecutado cumple una función importante porque revela los errores, imprevistos o aciertos del proyecto digital realizado. Esto brinda un nuevo panorama para mejorar ciertos elementos de la administración de proyectos a futuro.

Ventajas de la administración de proyectos digitales

La creatividad y la innovación forman parte de los focos más importantes de las empresas modernas. Y en ello, los elementos de la administración de proyectos digitales cumplen una función esencial, dado que establecen mayor claridad en las acciones y estrategias a desarrollar, impulsando creatividad e inclusión de tecnologías innovadoras.

Hoy, el éxito de una empresa depende de su capacidad para lograr una transformación digital exitosa. Los elementos de la administración de proyectos digitales impulsan esta evolución y brindan grandes ventajas a cualquier tipo de compañía:

• Alcance de las metas propuestas.
• Mayor implicancia en los proyectos por parte de los trabajadores.
• Claridad y mejora de la planificación de estrategias y acciones.
• Obtención de métricas relevantes para el negocio.
• Mayor capacidad de accionar específicamente en base a las necesidades de la empresa, el mercado y los potenciales clientes

Recomendaciones para la gestión de los elementos de la administración de proyectos digitales

Cualquier compañía puede desarrollar proyectos digitales para poner en marcha una transformación rentable para el negocio. Es importante seguir ciertos pasos para que el resultado de la gestión de los elementos de la administración de proyectos digitales sea exitoso. Dichos pasos son los siguientes:

1. Análisis previo. Para comenzar un proyecto digital se debe evaluar la totalidad de la empresa y sus KPI, como las acciones de marketing desarrolladas al momento, el público objetivo, la comunicación con los clientes, el presupuesto disponible, la publicidad, etcétera. Esto permite divisar qué proyectos digitales necesita impulsar para mejorar las acciones y estrategias del negocio.
2. Establecer objetivos. El segundo paso consiste en la fijación de metas y objetivos a alcanzar en determinado plazo, así como los responsables de ejecutar la digitalización de los procesos, entre otras actividades y tareas dentro del proyecto. Por ejemplo, alcanzar un porcentaje X de leads, incorporar innovaciones en materia de atención al cliente, etcétera.
3. Diseño de estrategia y plan de acción. Cuando los objetivos se han marcado, se debe generar la estrategia y las acciones a desarrollar para conseguir el éxito del proyecto. Realizar un plan con diferentes tareas bien redactadas que involucre a diferentes profesionales, permite organizar adecuadamente la creación del proyecto. 
4. Monitoreo. El análisis y monitoreo de los elementos de la administración de proyectos digitales es fundamental para evaluar si el plan de acción se está ejecutando de manera correcta y si los objetivos se han alcanzado. De esta manera, la empresa puede redireccionar sus estrategias cuando los resultados no han sido muy prometedores.

Una recomendación importante para llevar a cabo proyectos digitales eficientes es establecer plataformas digitales colaborativas para que las funcionalidades se encuentren centralizadas y los miembros del equipo puedan acceder a ellas en cualquier lugar y desde cualquier dispositivo. Omnitok es la plataforma que conecta a los miembros de los equipos de trabajo internos, incluso integrando a tus socios comerciales y todos los elementos de la administración de proyectos online.