La pérdida de datos es una situación que predispone a la empresa al uso o manejo fraudulento de información confidencial. Pero ¿cómo evitar la pérdida de archivos imprescindibles para del negocio?
En el siguiente post, conocerás opciones para resguardar información valiosa y podrás aprender a identificar, ¿cuáles son las fuentes que generan pérdida de archivos?
¿Qué es la pérdida de datos?
Está asociado a incapacidad o circunstancias que limitan el acceso a datos almacenados en un sistema informático. Por lo general, son situaciones que interfieren como barreras limitativas en la información que se almacena.
Entre algunas causas que inciden a la pérdida de datos, destacan:
- Avería de equipos u ordenadores.
- Falla o errores humanos, que provoquen la pérdida de datos.
Por tanto, deberán emplearse controles y sistemas de seguimiento digitales que permitan el acceso bajo parámetros como:
- Organización de datos bajo esquemas funcionales para la empresa, por ejemplo: tablas, entre otros.
- Uso de formatos personalizados y creados según requerimientos empresariales.
- Control y chequeo continúo de lo que se guarda.
De esta manera, se mantendrá organización, verificación y selección oportuna de datos que sirvan de ayuda a empresas o personas que lo soliciten para uso exclusivo.
¿Cuáles son las 5 causas que ocasionan la pérdida de datos?
Entre algunas fuentes que intervienen o inciden en la pérdida de información, están:
Virus malicioso
Los ordenadores o dispositivos informáticos, están expuestos a daños por programas que alteran el funcionamiento operativo del computador y coloca en riesgo la información que se almacena.
Es necesario recalcar que muchos software están formulados para dañar datos e interferir con el funcionamiento y operatividad de las plataformas.
Factor humano (Intervención)
Ante la imprudencia y el suministro de datos compartidos con personas no autorizadas a visualizarla. Es por ello, que debe mantenerse cuidado y continuo sistema de verificación de las personas que revisen y visualicen los datos almacenados dentro de la institución.
Robo de información
Al prestar dispositivos electrónicos a personas con acceso a toda la información almacenada. Por ello, es imprescindible evaluar, ¿a quién se le facilita el equipo? o ¿qué tipo de datos se mantienen bajo resguardo en la portátil?
Cortes de energía
Al estar escribiendo o pasando del borrador a formatos digitales datos útiles relacionados con la empresa y ocurre un corte eléctrico, se encontrará en riesgo de perder lo transcrito, si aún no has guardado.
Por otro lado, bajo cortes de energía que coloquen en inactividad por completo el sistema eléctrico de la ciudad, se podría exponer los sistemas operativos de negocios que manejen volúmenes de información.
Formateo del disco duro
Al realizarlo se corre el riesgo de perder información y exponer los recursos almacenados dentro del computador. Por ello, deberá cuidarse con cautela la memoria del dispositivo y evitar que datos valiosos se exponen o se eliminen, por acciones involuntarias.
4 alternativas para evitar la pérdida de datos de clientes
Los parámetros de resguardo, son acciones que funcionan para aminorar la presencia de intrusos y restringir la activación de programas o virus.
Por tanto, el uso de métodos de protección de información funciona como mecanismo para brindar protección, bajo pautas como:
Clasificar los registros de información
Sin duda dentro de las empresas, se manejan datos que varían según el departamento o tipo de estructura interna del equipo de trabajo. Por esa razón, las etiquetas y clasificación según intereses empresariales, son funcionales para almacenarlos según la importancia y con ello brindar el acceso exclusivo.
Identificar amenazas internas o externas
Al verificar, ¿qué tipo de fallas interfieren en la pérdida de datos? Para ello, podrá usarse antivirus y sistemas de detección de archivos y malware que sean compatibles y se integren al funcionamiento de la plataforma.
De esta forma, se chequea alguna fuga de información junto a la procedencia del lugar o formas en las cuales se podrían generar.
Restringir envío de registro de datos a personas no autorizadas
Antes de hacer el envío de archivos, deberá evaluarse con antelación ¿a qué persona o institución se hará llegar la información? Será necesario, mantener la cautela y previo chequeo de quienes se encuentran autorizados para recibirla.
Monitorear las normativas de protección de datos
Algunas instituciones manejan sistemas de protección de información, compatibles con las necesidades personalizadas de la empresa.
De esta manera, se ajustan a las normativas de cumplimiento interno, con la finalidad de garantizar la confidencialidad y resguardo absoluto de registros informativos y autorizarlo para uso único y exclusivo de quien lo amerite.
Además, mediante la aplicación del SOC 2 se aplica un sistema de control de Servicio y Organización, ideal para monitorear y gestionar datos informáticos que coloquen en riesgo la ciberseguridad dentro de la empresa.
Por tanto, la utilidad de SOC 2 funciona como mecanismo para verificar el buen manejo de datos dentro de las instituciones y mantener la revisión histórica de los sistemas de almacenamiento de datos.
También, a través del uso de GDPR compliance como instrumento se evalúa y chequea la seguridad de los datos de la empresa, con la finalidad de hacer la revisión y protección contra mala gestión de datos.
Para ello, el GDPR sirve como programa para auditar datos internos y verificar que la información recolectada cumple con requerimientos pertinentes según el uso.
